Inbound-Anfragen 24/7
Kein Anruf geht verloren – auch nicht nachts, am Wochenende oder im Urlaub.
So funktioniert es
Versicherungsagenturen sind außerhalb der Bürozeiten nicht erreichbar – Kunden aber schon. Der KI Office Manager und KI Kundenbetreuer nehmen Anrufe rund um die Uhr entgegen, beantworten Standardfragen zu Verträgen, Öffnungszeiten und Leistungsumfang und leiten komplexe Anfragen direkt an den zuständigen Mitarbeiter weiter – inklusive vollständiger Gesprächszusammenfassung.
Kunde ruft an – KI nimmt sofort ab, kein Klingeln ins Leere
KI identifiziert Anliegen und beantwortet Standardfragen direkt
Bei komplexen Themen: Weiterleitung mit Kontext-Übergabe
Mitarbeiter sieht Gesprächsprotokoll im Workspace
Optional: Rückruftermin direkt im Gespräch vereinbaren
Typische Situationen
Samstag, 10 Uhr – Deckungsfrage
Ein Kunde will wissen, ob sein Mietwagen im Ausland versichert ist. Die KI beantwortet die Frage direkt aus den hinterlegten FAQ – der Kunde ist zufrieden, ohne auf Montag warten zu müssen.
Mittagspause – alle Leitungen besetzt
Drei Kunden rufen gleichzeitig an. Die KI nimmt alle Anrufe parallel an, beantwortet Standardfragen und legt für komplexe Anliegen Rückruf-Tasks im Workspace an.
Urlaubszeit – halbes Team fehlt
Im August ist die Hälfte des Teams im Urlaub. Die KI fängt das Volumen auf und sorgt dafür, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt.
Was wir brauchen
Minimal
- Telefonweiterleitung oder SIP-Anbindung
- FAQ-Dokument mit häufigen Fragen und Antworten
Optional
- Workspace-Anbindung für Gesprächsprotokolle
- Kalender-Integration für Rückruftermine
- Eskalationsregeln (wann an welchen Mitarbeiter)
KPIs, die wir messen
Automatisierungsquote
Anteil der Anrufe, die vollständig von der KI beantwortet werden
Eskalationsquote
Wie oft muss an einen Mitarbeiter weitergeleitet werden
Antwortzeit
Durchschnittliche Zeit bis zur Anrufannahme
Außerhalb-Bürozeiten-Annahme
Anteil der Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten
Go-Live in 4 Phasen
Phase 1
Kickoff & Setup
FAQ-Katalog erstellen, Eskalationsregeln definieren
Phase 2
Konfiguration
KI Office Manager mit Ihren FAQ und Weiterleitungsregeln einrichten
Phase 3
Testlauf
Testanrufe zu verschiedenen Zeiten, Qualität prüfen
Phase 4
Go-Live + Monitoring
Produktivstart, KPI-Tracking ab Tag 1
Häufige Fragen
Welche Fragen kann die KI beantworten?+
Alle Fragen, die Sie im FAQ-Katalog hinterlegen – typischerweise Öffnungszeiten, Vertragsstatus, Deckungsfragen, Kontaktdaten und Prozessabläufe.
Was passiert, wenn die KI eine Frage nicht kennt?+
Sie leitet den Kunden mit einer Zusammenfassung an den zuständigen Mitarbeiter weiter oder vereinbart einen Rückruftermin.
Funktioniert das auch nachts?+
Ja, 24/7. Die KI unterscheidet nicht zwischen Bürozeiten und Nacht – sie ist immer verfügbar.
Kann die KI mehrere Anrufe gleichzeitig annehmen?+
Ja. Es gibt keine Warteschleife – jeder Anruf wird sofort angenommen.
Wie aktualisiere ich die FAQ?+
Sie können den FAQ-Katalog jederzeit über das Workspace oder per Dokument aktualisieren. Änderungen greifen in der Regel innerhalb von Minuten.