Nutzungsbedingungen

(1) Diese Nutzungsbedingungen gelten für jede Nutzung des Portals, seiner Funktionen (insb. Workspace, KI-Agenten, Integrationen) und der darüber bereitgestellten Schnittstellen.

(2) Bei Widersprüchen zwischen diesen Nutzungsbedingungen und den AGB haben die AGB Vorrang. Datenschutzrechtliche Themen regelt ausschließlich die Datenschutzerklärung (inkl. AVV gem. Art. 28 DSGVO).

(3) Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.

(1) Jeder Kunde erhält einen oder mehrere Workspaces. Innerhalb eines Workspaces können mehrere Nutzer mit unterschiedlichen Rollen (z. B. Inhaber, Administrator, Mitarbeiter) eingerichtet werden.

(2) Der Workspace-Inhaber ist für die Vergabe und den Entzug von Berechtigungen sowie für die rechtmäßige Nutzung durch alle ihm zugeordneten Nutzer verantwortlich.

(3) Eine Weitergabe von Zugängen an Dritte außerhalb des Unternehmens des Kunden ist unzulässig.

(1) Anmeldedaten sind streng vertraulich zu behandeln. Der Kunde ist verpflichtet, ausreichend sichere Passwörter zu verwenden und – wo angeboten – die Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA) zu aktivieren.

(2) Der Kunde hat verdächtige Aktivitäten, einen Verlust von Zugangsdaten oder einen möglichen Sicherheitsvorfall unverzüglich über das Portal oder per E-Mail an info@smarteagentur.de zu melden.

(3) Eine Umgehung von Schutz-, Kontingent- oder Zugangsbeschränkungen ist unzulässig.

(1) Das Portal ist für den operativen Einsatz in Versicherungsagenturen und vergleichbaren Vertriebs- und Service-Organisationen konzipiert. Typische Anwendungen sind insbesondere:

• Inbound-Telefonie (FAQ, Vertragsstand, Terminvereinbarung, Schadenmeldung),
• Outbound-Telefonie im Rahmen rechtmäßiger Kundenkommunikation (z. B. Bestandskunden-Service, Rückrufe, Lead-Qualifizierung),
• WhatsApp-/Chat-Kommunikation, Terminbuchung, Lead-Nachverfolgung.

(2) Eine branchenfremde oder darüber hinausgehende Nutzung bedarf einer vorherigen Abstimmung mit dem Anbieter.

Untersagt sind insbesondere folgende Handlungen:

• jede Nutzung, die gegen geltendes Recht verstößt, insbesondere gegen UWG (z. B. § 7 UWG), TKG, TTDSG, DSGVO/BDSG, Urheber- oder Markenrechte;
• Notrufe, Mehrwertdienste, politische, religiöse, jugendgefährdende oder diskriminierende Inhalte;
• automatisiertes Cold Calling ohne wirksame Rechtsgrundlage, Massen- oder Belästigungsanrufe;
• Versand von Spam oder unverlangter Werbung über Telefonie, WhatsApp, SMS oder E-Mail;
• Reverse-Engineering, Dekompilierung, automatisiertes Scraping der Plattform, unautorisierte Penetrationstests oder Lasttests;
• Einschleusen von Schadsoftware, Versuch der Umgehung von Sicherheits-, Rate-Limit- oder Abrechnungsmechanismen;
• Nutzung der Plattform zur Erstellung konkurrierender Dienste oder zum unautorisierten Wiederverkauf (White-Labeling) ohne ausdrückliche Vereinbarung.

(1) Outbound-Anrufe, WhatsApp- und SMS-Nachrichten dürfen nur auf Basis einer wirksamen Rechtsgrundlage (insbesondere Einwilligung oder bestehende Geschäftsbeziehung) erfolgen. Der Kunde hält entsprechende Nachweise vor.

(2) Es sind ausschließlich Rufnummern zu verwenden, zu deren Nutzung der Kunde berechtigt ist (CLI-Wahrheit). Eine Verschleierung oder Manipulation der Anrufer-ID ist unzulässig.

(3) Robinson-Listen, branchenspezifische Sperrlisten sowie zulässige Anrufzeiten sind zu beachten.

(4) WhatsApp-Templates und Meta-spezifische Inhaltsrichtlinien sind eigenständig einzuhalten; der Kunde verantwortet die Freigabe seiner Templates bei Meta.

(1) Der Kunde verantwortet die Konfiguration seiner KI-Agenten, insbesondere Prompts, Wissensbasis, Tonalität, Eskalationspfade und die Einrichtung einer menschlichen Übergabe („Human Handover").

(2) Gemäß den Vorgaben der EU-KI-Verordnung (insb. Art. 50 AI Act) und der DSGVO stellt der Kunde sicher, dass die Interaktion mit einer KI für die jeweilige Kontaktperson erkennbar ist. Die Plattform unterstützt dies durch standardisierte Hinweis- und Einwilligungsbausteine.

(3) Die KI-Agenten erbringen keine versicherungsrechtliche, steuerliche, medizinische oder rechtliche Einzelfall-Beratung. Der Kunde definiert klare Eskalationsregeln für beratungspflichtige oder rechtlich sensible Anliegen.

(4) Kundendaten und Konversationsinhalte werden nicht zum Training der eingesetzten KI-Modelle verwendet.

(1) Der Kunde versichert, an allen in die Plattform eingebrachten Inhalten (Wissensbasis, Dokumente, Tonaufnahmen, Logos, Templates) die erforderlichen Rechte zu besitzen.

(2) Der Kunde räumt dem Anbieter ein nicht-exklusives, auf die Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht ein, soweit dies zur Erbringung der vertraglichen Leistungen erforderlich ist (z. B. Speicherung, Anzeige, Verarbeitung durch KI-Komponenten, Backup).

(3) Eine darüber hinausgehende Nutzung, insbesondere zu Werbe- oder Modelltrainingszwecken, findet nicht statt.

(1) Das Portal lässt sich mit Drittdiensten verbinden (z. B. WhatsApp Business API, Meta Lead Ads, Cal.com, Telefonie-Provider, Zahlungsdienstleister, E-Mail-Dienste). Für diese Drittdienste gelten zusätzlich deren eigene Nutzungs- und Datenschutzbedingungen.

(2) Der Kunde verantwortet die Bereitstellung und Pflege der erforderlichen Zugänge, Tokens, Templates und Freigaben.

(3) Eine Übersicht der eingebundenen Subdienstleister einschließlich Zweck und Verarbeitungsort findet sich in der Datenschutzerklärung (EU-First-Architektur, Spezialfunktionen mit DPF/SCC).

(1) Jeder Tarif enthält ein definiertes Kontingent an Gesprächsminuten; darüber hinausgehende Nutzung wird gemäß AGB §6 nachträglich abgerechnet.

(2) Zum Schutz der Plattform und anderer Kunden gelten Rate-Limits und Fair-Use-Regeln (vgl. AGB §11). Der Anbieter darf bei missbräuchlicher Spitzenlast drosseln, einzelne Funktionen temporär beschränken oder nach vorheriger Aufforderung sperren.

(1) Die Plattform wird kontinuierlich weiterentwickelt. Updates werden automatisch ausgerollt; geplante Wartungsfenster werden, soweit möglich, außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt und vorab im Portal angekündigt.

(2) Beta- und Preview-Funktionen werden als solche gekennzeichnet. Für sie gelten weder die Verfügbarkeitszusagen nach AGB §9 noch ein Anspruch auf dauerhafte Bereitstellung.

(1) Zur Gewährleistung von Sicherheit, Fehleranalyse, Abrechnung und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten werden insbesondere Login-Vorgänge, API-Aufrufe, KI-Konversationen sowie sicherheitsrelevante Ereignisse protokolliert.

(2) Art, Umfang, Zwecke und Speicherdauern der Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.

(1) Bei begründetem Verdacht eines schwerwiegenden Verstoßes gegen diese Nutzungsbedingungen oder die AGB ist der Anbieter berechtigt, einzelne Funktionen, Nutzer oder den gesamten Zugang vorläufig zu sperren, um Schäden abzuwenden. Der Kunde wird unverzüglich informiert.

(2) Bei wiederholtem oder schwerwiegendem Verstoß ist eine endgültige Sperrung und außerordentliche Kündigung nach AGB §7 Abs. 3 möglich.

(3) Datenexport und Löschung richten sich nach AGB §14.

(1) Sicherheitslücken können vertraulich an info@smarteagentur.de gemeldet werden. Wir bestätigen den Eingang zeitnah und arbeiten an einer Behebung.

(2) Aktive Penetrationstests, Lasttests oder automatisierte Schwachstellen-Scans gegen die Produktivplattform sind ohne ausdrückliche vorherige Freigabe in Textform untersagt.

Änderungen werden mit einer Frist von mindestens 30 Tagen vor Wirksamwerden im Portal oder in Textform angekündigt. Im Übrigen gilt AGB §22 entsprechend.

(1) Es gilt deutsches Recht; Gerichtsstand und Erfüllungsort richten sich nach AGB §23.

(2) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt.

(3) Kontakt für Fragen zu diesen Nutzungsbedingungen: Creative AI Solutions GmbH, Eichenweg 3, 74257 Untereisesheim, E-Mail: info@smarteagentur.de.