Häufige Fragen
Was Agenturen uns vor dem Start fragen.
Kurze Antworten zu KI-Mitarbeitern, Einrichtung, Datenschutz, Preisen und Vertrag — für Ausschließlichkeitsvertreter, Generalagenturen und Makler.
Stand: 17.10.2026
smarteagentur ist das Ökosystem für Versicherungsagenturen, die wachsen wollen: Kundenkommunikation, automatisierte Aufgabenverwaltung, Schadenmanagement, Terminverwaltung, Vertriebs- und Marketingkampagnen, Bestandsaktivierung und Leadqualifizierung in einer Plattform statt in fünf Werkzeugen. Fünf auf die Versicherungsbranche spezialisierte KI-Mitarbeiter führen die Telefonate, der Workspace kennt den Kunden und dient als intelligentes CRM-Office für Mensch und KI, der Kalender weiß, wer frei ist. Dein Team berät.
Ein KI-Mitarbeiter ist eine KI mit eigener Stimme, eigenem Namen und eigener Rufnummer, die für deine Agentur telefoniert: Er nimmt Anrufe an oder ruft selbst an, klärt das Anliegen im Gespräch und hält das Ergebnis fest, als Transkript, Aufgabe, Termin oder Schadenreport. Bei smarteagentur sind es fünf, jeder mit einer festen Rolle. Beraten und entscheiden bleibt Sache deines Teams.
Was oft KI-Telefonassistent genannt wird, heißt bei smarteagentur KI-Mitarbeiter, weil er nicht nur assistiert, sondern das Gespräch zu Ende führt und daraus den Vorgang anlegt: Aufgabe, Termin oder Schadenreport. Er nimmt Anrufe an, ruft selbst an und gibt an dein Team weiter, wenn ein Mensch gefragt ist.
Für Ausschließlichkeitsvertreter, Generalagenturen und Makler. Als Ausschließlichkeitsvertreter führst du deinen Bestand im System deiner Gesellschaft, als Makler in deinem Verwaltungsprogramm. In beiden Fällen fehlt eine starke Zentrale für Telefon, Schäden, Termine und eigene Kampagnen. Genau diese Lücke füllt smarteagentur.
Gerade für kleine Agenturen. Für einen überschaubaren monatlichen Betrag holst du dir ein komplettes KI-Team: fünf KI-Mitarbeiter, die Anrufe annehmen, Schäden aufnehmen, Leads qualifizieren und deine Listen abtelefonieren. Du kümmerst dich um das, was dir am meisten bringt: Termine halten und beraten. Dazu bekommst du ein CRM, das für die Versicherungsbranche gebaut ist und in dem Menschen und KI-Mitarbeiter gemeinsam an Aufgaben, Terminen und Rückrufen arbeiten.
Nein. Er entlastet dein Team, er ersetzt es nicht. Er nimmt die Routine am Telefon ab, dokumentiert jedes Gespräch und leitet an Menschen weiter. Dein Team berät, statt Mailboxen abzuhören und Zettel zu sortieren.
Ein Telefonservice oder Anrufbeantworter nimmt eine Nachricht auf, ein Sprachmenü lässt den Anrufer Tasten drücken. Dein KI-Mitarbeiter beantwortet viele Fragen selbst, je nachdem, wie viel Wissen du ihm in der Wissensdatenbank mitgibst. Viele einfache Fragen landen so gar nicht erst bei dir. Was er weitergibt, wird transkribiert und zusammengefasst, und daraus entsteht die Aufgabe beim Zuständigen, mit Fälligkeit. Und die Plattform ist ausschließlich für Versicherungsagenturen und Makler gebaut.
smarteagentur ist eine Produktsäule der Creative AI Solutions GmbH aus dem Umland von Heilbronn, dem deutschen Silicon Valley für KI-Innovationen. Wir bauen smarteagentur ausschließlich für Versicherungsagenturen und Makler und richten jede Agentur persönlich ein.
An der Stimme nicht unbedingt: Dein KI-Mitarbeiter spricht mit natürlicher Stimme, mit dem Namen und der Begrüßung, die du festlegst. Zu Gesprächsbeginn stellt er sich aber als digitaler Mitarbeiter vor, so verlangt es die Transparenzpflicht des EU KI-Acts. Ob deine Kunden es sonst bemerkt hätten, findest du am schnellsten selbst heraus: Ruf ihn an.
Innerhalb deiner Geschäftszeiten klärt der KI Office Manager das Anliegen und verbindet im selben Gespräch mit der zuständigen Person. Ist niemand frei, vereinbart er einen Rückruf, der als Aufgabe im Workspace liegt.
Außerhalb deiner Geschäftszeiten nimmt er das Anliegen vollständig auf und legt eine Aufgabe an. Am nächsten Morgen liegt sie beim Zuständigen. Bei einem Schaden nennt er die hinterlegte Notfall-Hotline der Sparte oder nimmt den Schaden vollständig auf.
smarteagentur hat fünf KI-Mitarbeiter, jeder mit eigener Nummer, eigener Stimme und eigenem Namen:
- KI Office Manager: nimmt jeden Anruf an, klärt das Anliegen, leitet an die zuständige Person weiter.
- KI Kundenbetreuer: beantwortet Fragen zu Produkten und Verträgen auf Basis deiner Wissensdatenbank.
- KI Schadenmanager: nimmt Schadenmeldungen strukturiert auf und legt den Schadenreport an.
- KI Kampagnenmanager: ruft Bestandskunden kampagnengesteuert an, für Termin, Umfrage oder Information.
- KI Leadqualifizierer: ruft neue Interessenten an, klärt Bedarf und Dringlichkeit, übergibt an den Berater.
Alle fünf sind in jedem Paket enthalten. Du entscheidest, welche du aktivierst, und mehrere können parallel laufen.
Aus deiner Wissensdatenbank: deine häufigsten Fragen, Dokumente, dein Produkt- und Spartenportfolio, deine Agenturdaten. Dazu hinterlegst du, wer für welche Sparte oder welches Thema zuständig ist. Änderungen wirken sofort im nächsten Gespräch.
Er ist keine Sackgasse. Innerhalb deiner Geschäftszeiten verbindet er mit der zuständigen Person. Ist niemand erreichbar, vereinbart er einen Rückruf, der als Aufgabe im Workspace liegt. Im Transkript siehst du danach, wo Wissen fehlte, und ergänzt es.
Nein, aber er erteilt Auskunft: zu Öffnungszeiten, Zuständigkeiten und allgemeinen Fragen zu Produkten und Verträgen, auf Basis deiner Wissensdatenbank. Keine Versicherungsberatung nach § 34d GewO / VVG — die KI übernimmt Datenerfassung, Weiterleitung und Administration, die Beratungsverantwortung bleibt beim Vermittler.
Ja. Die Stimme wählst du aus einem Katalog mit Hörprobe, dazu Name, Begrüßung und Sprachstil je KI-Mitarbeiter. Jeder bekommt eine eigene Telefonnummer.
Ja, das macht der KI Schadenmanager von smarteagentur. Er fragt Schadendatum, Schadenart und Hergang ab, nutzt deine Fragebögen je Sparte und nennt bei Bedarf die hinterlegte Notfall-Hotline. Der Schadenreport liegt sofort im Workspace, Folgeaufgaben werden automatisch angelegt. Die Regulierung selbst bleibt beim Versicherer.
Ja. Der KI-Mitarbeiter prüft im Gespräch, ob der zuständige Berater frei ist, und bucht direkt, nach deinen Terminarten: vor Ort, in der Agentur, telefonisch oder online. Ist kein Termin frei, bietet er einen Rückruf an. Du bindest Google, Microsoft 365, Cal.com, Calendly oder CalDAV an oder nutzt den internen Kalender.
Aktuell spricht der KI-Mitarbeiter von smarteagentur Deutsch. Andere Sprachen erkennt er bereits; mehrsprachige Gespräche kommen mit dem nächsten großen Update.
Ja. Verfügbarkeitszeiten, Wochentage und Feiertagsregeln stellst du selbst ein. Ist jemand im Urlaub, hängst du die Zuständigkeit um, und der KI-Mitarbeiter leitet entsprechend weiter.
Ja. Jeder KI-Mitarbeiter lässt sich in der Plattform live testen, bevor er veröffentlicht wird. Du rufst ihn an, hörst ihn und passt Begrüßung und Wissen an.
Die KI-Mitarbeiter von smarteagentur führen mehrere Gespräche gleichzeitig. Ruft ein zweiter Kunde an, während der erste noch spricht, wird auch er sofort angenommen, sein Anliegen geklärt und dokumentiert. Auch der zweite Anruf geht nicht verloren, und niemand hängt in der Warteschleife.
In fünf Stationen: kostenlose Registrierung, Aktivierung mit dem passenden Paket, Freigabe der Rufnummern, Onboarding mit deinem KI-Mitarbeiterteam und Workspace, dann der erste angenommene Anruf. Alles das ist Teil deines 4-Wochen-Aufbauprogramms, in dem dich ein Customer Success Manager begleitet.
Nur deinen Gewerbenachweis, für die Freigabe der Rufnummern. Hilfreich für einen schnellen Start: deine Öffnungszeiten, wer im Team wofür zuständig ist, und die zehn Fragen, die deine Kunden am häufigsten stellen.
Der Einrichtungs-Assistent führt dich im Browser durch, ohne IT-Kenntnisse. Vorbereiten musst du nur deinen Gewerbenachweis; den Nachweis beim Telefoniedienstleister reichen wir für dich ein. Die Freigabe der Rufnummern dauert in der Regel ein bis fünf Werktage. Und du machst es nicht allein: In den ersten vier Wochen baut dein Customer Success Manager deine smarteagentur mit dir auf, in einem Onboarding-Termin pro Woche.
Nein. smarteagentur läuft im Browser, installiert wird nichts, und der Einrichtungs-Assistent führt dich durch. In deiner bestehenden Telefonanlage richtest du lediglich eine Rufumleitung auf deine KI-Mitarbeiter ein.
Ja. Mit smarteagentur bleibt deine Agenturnummer bestehen; du stellst lediglich eine Rufumleitung auf deine KI-Mitarbeiter ein. Deine Kunden wählen weiter die Nummer, die sie seit Jahren kennen, und du musst niemandem eine neue mitteilen.
Ja. Bei smarteagentur startet jede Agentur mit dem 4-Wochen-Aufbauprogramm, im Monats- wie im Jahresvertrag und im Paketpreis enthalten. Dein Customer Success Manager, in der Regel einer unserer beiden Gründer, begleitet dich in vier wöchentlichen Onboarding-Terminen von je einer Stunde: Ihr legt deine Agentur gemeinsam an, schaltet deine KI-Mitarbeiter live und baut die Arbeit mit smarteagentur in eure täglichen Abläufe ein. Danach hilft dir unser Support (H5).
Ja. Du kannst smarteagentur einen Monat lang kostenlos testen, ohne Zahlungsmittel. Deine KI-Mitarbeiter werden allerdings erst aktiviert, wenn du ein Paket buchst. Wie sie klingen, hörst du schon vorher auf der Agent-Demo.
Das System deiner Gesellschaft verwaltet deinen Bestand, und dabei bleibt es. smarteagentur ersetzt davon nichts, sondern legt sich daneben: Telefon, Termine, Schadenaufnahme sowie Vertriebs- und Marketingkampagnen, also das, was dort nicht vorgesehen ist. Kontaktlisten für eine Kampagne übernimmst du per CSV-Import mit Feldzuordnung.
Per CSV-Import mit Feldzuordnung. Du exportierst eine Liste aus dem System deiner Gesellschaft oder deinem Verwaltungsprogramm und lädst sie hoch, ein kleiner Arbeitsschritt. Für eine Kampagne brauchst du nicht den ganzen Bestand, sondern nur die Gruppe, die du anrufen lassen willst.
Nein. Dein Bestand bleibt im System deiner Gesellschaft oder in deinem Verwaltungsprogramm. Die Kontakte in smarteagentur pflegen größtenteils deine KI-Mitarbeiter: Aus jedem Gespräch entstehen Notiz, Aufgabe oder Termin am Kontakt. Kontaktlisten für eine Kampagne holst du per Import dazu.
Ja. Im Versicherungsportfolio legst du die Gesellschaften an, mit denen du arbeitest, dazu Dokumente je Sparte und Gesellschaft. Zuständigkeiten hinterlegst du je Sparte, Kontaktlisten importierst du je Gesellschaft.
Ob deine Gesellschaft Vorgaben zu eingesetzter Software macht, klärst du mit ihr; eine Rechtsberatung können wir nicht geben. Den Wortlaut zu Datenschutz und Betrieb zum Weiterreichen findest du unter Sicherheit und Datenschutz. Fragen deiner Gesellschaft beantworten wir gern direkt.
Ja, das macht der KI Kampagnenmanager. Du legst die Liste fest und das Ziel der Kampagne: Terminvereinbarung, Umfrage oder Information. Typische Kampagnen sind die Reaktivierung inaktiver Bestandskunden, die Kfz-Wechselsaison, die Einführung eines neuen Produkts oder die Information über geänderte Vertragsdokumente. Er arbeitet die Liste vollständig ab, erreichte Kontakte fallen automatisch heraus, und das Ergebnis landet als Termin, Aufgabe oder Notiz am Kontakt. Die Liste wird zu Ende telefoniert, dein Team führt die Gespräche, die daraus entstehen.
Das hängt von deiner Einwilligungslage ab. Bei smarteagentur gilt: Outbound nur mit gültiger Rechtsgrundlage und Werbeeinwilligung; Opt-outs werden sofort und dauerhaft berücksichtigt. Je Kampagne legst du das Ziel fest. Welche Ziele deine Einwilligungslage trägt, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten, und wir richten die Kampagne danach aus. Das ist keine Rechtsberatung.
Ja, das macht der KI Leadqualifizierer, innerhalb der Anrufzeiten, die du hinterlegst. Er qualifiziert neue Interessenten nach deinen Vorgaben, indem er Bedarf und Dringlichkeit klärt. Danach übergibt er an den zuständigen Berater oder vereinbart gezielt einen Termin. Die automatische Übernahme von Leads aus Facebook- und Instagram-Anzeigen kommt mit dem Marketing Hub.
Betrieb nach DSGVO, Daten und KI-Verarbeitung in der EU. AVV nach Art. 28 DSGVO; AVV, Sub-Prozessor-Übersicht, Löschkonzept und Betroffenenrechte sind im Portal jederzeit einsehbar. Keine Versicherungsberatung nach § 34d GewO / VVG — die KI übernimmt Datenerfassung, Weiterleitung und Administration, die Beratungsverantwortung bleibt beim Vermittler. Fragen deiner Gesellschaft beantworten wir gern direkt.
Bei smarteagentur entscheidest du über die Rollen Admin, Manager und Viewer, wer in deiner Agentur was sieht. Unser Support greift nur mit ausdrücklicher, zeitlich befristeter Freigabe des Kunden zu; personenbezogene Felder werden dabei maskiert, jeder Zugriff wird protokolliert.
Jedes Gespräch wird transkribiert und automatisch zusammengefasst und liegt am Kontakt im Workspace. Der Anrufer wird zu Gesprächsbeginn darüber informiert, dass er mit einem automatisierten Assistenten spricht. Transkripte und Zusammenfassungen bleiben für die Dauer deines Vertrags im Workspace.
Ja, das verlangt die Transparenzpflicht des EU KI-Acts. smarteagentur ist EU KI-Act ready — Transparenzpflicht erfüllt: Der Anrufer wird zu Gesprächsbeginn darüber informiert, dass er mit einem automatisierten Assistenten spricht.
Ja. AVV nach Art. 28 DSGVO; AVV, Sub-Prozessor-Übersicht, Löschkonzept und Betroffenenrechte sind im Portal jederzeit einsehbar. Vor der Registrierung kannst du den AVV unter info@smarteagentur.de anfordern.
Ja. Kontakte und Daten exportierst du per CSV, DSGVO-konform inklusive Löschantrag. Deine Organisation löschst du im Self-Service, mit Karenzfrist.
Nein. Deine Daten und die deiner Kunden werden nicht zum Training der eingesetzten KI-Modelle verwendet. Das ist mit unseren Dienstleistern vertraglich abgesichert und in unseren AGB unter § 14 nachzulesen.
smarteagentur kostet einen festen Monatspreis je Paket. Darin sind alle fünf KI-Mitarbeiter, dein Workspace und Inklusivminuten für ein- und ausgehende Gespräche enthalten; darüber hinaus gilt ein fester Minutenpreis. Die Pakete unterscheiden sich in Inklusivminuten, Nutzerlizenzen und Support, im Jahresvertrag ist der Monatspreis niedriger. Alle aktuellen Preise stehen auf der Preisseite.
Alle fünf KI-Mitarbeiter, dein Workspace mit Aufgaben- und Terminverwaltung, Verwaltung des Versicherungsportfolios, Schadenmanagement mit Fragebögen, Weiterleitung und Notfall-Erkennung, Gesprächsdokumentation mit automatischer Zusammenfassung, Kalender- und Terminbuchung, Analytics, CSV-Import und -Export sowie Standard-Support. Dazu das 4-Wochen-Aufbauprogramm mit deinem Customer Success Manager. Betrieb nach DSGVO, Daten und KI-Verarbeitung in der EU.
Die Inklusivminuten gelten für ein- und ausgehende Gespräche: 1.000 im Starter, 2.000 im Advanced, 3.000 im Scale je Monat. Darüber hinaus telefonierst du weiter, zum festen Minutenpreis deines Pakets; die aktuellen Minutenpreise stehen auf der Preisseite.
Der Jahresvertrag ist je Monat günstiger, wird trotzdem monatlich abgerechnet, bringt zusätzliche Nutzerlizenzen und das Business Excellence Programm mit und läuft zwölf Monate. Der Monatsvertrag ist monatlich kündbar. Das 4-Wochen-Aufbauprogramm mit deinem Customer Success Manager bekommst du in beiden. Du kannst jederzeit vom Monats- in den Jahresvertrag wechseln; automatisch passiert das nicht. Den Preisunterschied siehst du auf der Preisseite.
Das Business Excellence Programm schließt im Jahresvertrag an das 4-Wochen-Aufbauprogramm an: acht Coaching-Termine über rund sechs Monate, alle drei Wochen einer. Darin schauen wir mit dir auf die Abläufe in deiner Agentur, erarbeiten, was sich automatisieren oder vereinfachen lässt, und bauen es mit dir in smarteagentur ein. Im Jahresvertrag ist es enthalten.
Der Monatsvertrag verlängert sich jeweils um einen Monat, der Jahresvertrag um zwölf Monate, wenn du nicht vorher kündigst. Gekündigt wird im Portal über die Kündigungsfunktion, durch den Agenturinhaber, zum Ende der laufenden Vertragsperiode.
Im Jahresvertrag sind 2 (Starter), 3 (Advanced) oder 4 (Scale) Nutzerlizenzen enthalten, im Monatsvertrag eine. Jede Person mit eigenem Login braucht eine Lizenz; weitere buchst du jederzeit dazu, anteilig berechnet. Die Preise für zusätzliche Lizenzen findest du in der Preisliste.
Wir nehmen bis 31.12.2026 50 Agenturen auf, weil wir jede persönlich einrichten. Pionieragenturen bekommen einen Preisvorteil in den ersten zwölf Monaten, ab Monat 13 gilt der Listenpreis. Dazu: direkter Draht zur Geschäftsleitung und Entwicklung, Mitsprache an der Roadmap und, wenn du möchtest, die namentliche Nennung als Pionieragentur. Der Marketing Hub kommt und ist für Pionieragenturen dann ohne Aufpreis dabei.
Plattformverbesserungen und neue Funktionen gehen in der Regel ohne Aufpreis an alle Kunden. Einzelne künftige Zusatzfunktionen können kostenpflichtig sein, etwa WhatsApp Business.
Nach Vertragsende kannst du deine Daten 90 Tage lang exportieren, als CSV oder JSON, und dein Konto in dieser Zeit wieder aktivieren. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Nummern deiner KI-Mitarbeiter werden mit dem Vertragsende abgeschaltet.
Nein, in smarteagentur ist der laufende Anruf ist nicht live zu sehen. Sichtbar ist, was daraus entsteht: Transkript und Zusammenfassung am Kontakt, die angelegte Aufgabe, der gebuchte Termin. Meist bevor du das Gespräch überhaupt gelesen hättest.
Gesamtanrufe, offene Aufgaben, aktive KI-Mitarbeiter, Gesprächsdauer und Pipeline-Wert, ausgewertet je KI-Mitarbeiter und je Teammitglied, in einem Dashboard, das du anpasst. Um 18:10 weißt du, was heute offen ist.
Kontakte mit ganzer Aktivitätshistorie, Policen je Kontakt, Aufgaben mit Fälligkeit und Zuständigem, Team-Kalender, Schaden-Modul, Deals mit eigener Pipeline, Kampagnen und eine Suche über alles. Eine Oberfläche statt fünf Werkzeuge. Der Workspace ist das Büro der Zukunft.
Das kommt: WhatsApp Business, E-Mails als Aktivität am Kontakt und der Marketing Hub mit Landingpage, Formularen und Leads aus Meta-Anzeigen. Ein Datum nennen wir, sobald es feststeht.
Zuerst SMARTY, deinen KI-Supportmitarbeiter: Er ist jederzeit direkt in der Plattform erreichbar und beantwortet deine Fragen rund um smarteagentur. Dazu kommen die Academy mit Anleitungen und der E-Mail-Support unter support@smarteagentur.de, werktags Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr. Ab dem Paket Scale gibt es Premium-Support, im Enterprise einen eigenen Account Manager.
Ja. Dir stehen alle Funktionen für eine smarte Kundenkommunikation offen: Erreichbarkeit, Schadenaufnahme, Kampagnen und die schnelle Rückmeldung an neue Interessenten. Deinen Bestand führst du aktuell noch in deinem Verwaltungsprogramm. Künftig wird sich alles über automatisierte Schnittstellen zu den Maklerverwaltungsprogrammen in smarteagentur verwalten lassen.
Aktuell nicht. Wir arbeiten an Anbindungen zu verschiedenen Maklerverwaltungsprogrammen, damit beide Systeme zusammenarbeiten und du das Maximum aus deinen bestehenden Kundendaten holst. Die ersten Verknüpfungen kündigen wir in den kommenden Wochen an. Bis dahin übernimmst du Kontaktlisten per CSV-Import mit Feldzuordnung, ein kleiner Arbeitsschritt.
Für die Telefonie brauchst du deinen Bestand nicht bei uns. In smarteagentur entstehen Gespräche, Aufgaben, Termine und Schadenreports; dein Bestand bleibt in deinem Verwaltungsprogramm.
Ja, innerhalb der Anrufzeiten, die du hinterlegst. Er klärt Bedarf und Dringlichkeit und übergibt an dich. Die automatische Übernahme aus Facebook- und Instagram-Anzeigen kommt mit dem Marketing Hub. Outbound nur mit gültiger Rechtsgrundlage und Werbeeinwilligung; Opt-outs werden sofort und dauerhaft berücksichtigt.
Ja. Im Versicherungsportfolio legst du die Gesellschaften an, mit denen du arbeitest, und hinterlegst Notfall-Hotlines und Fragebögen je Sparte. Der KI Schadenmanager nimmt strukturiert auf und legt den Schadenreport sofort im Workspace an.
Dein nächster Schritt
Mach aus dem nächsten Anruf deinen ersten KI-Mitarbeiter.
Hör dir an, wie dein KI-Mitarbeiter arbeitet. Wenn es passt, richten wir ihn für deine Agentur ein.
Anrufzentrale, Vertriebsgespräche, Schadenaufnahme, Terminvereinbarung, Rückrufservice, Weiterleitungsservice, Gesprächszusammenfassung, Transkript, Analytics, Workspace / CRM