KI Office Manager

Die Zentrale, die immer besetzt ist.

Nimmt jeden Anruf an, klärt das Anliegen, beantwortet allgemeine Agenturfragen und leitet an die zuständige Person, eine Abteilung oder einen zweiten KI-Mitarbeiter weiter.

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So arbeitet er

Ein Anruf, vier Schritte

Vom ersten Klingeln bis zur fertigen Dokumentation läuft jeder Anruf klar und nachvollziehbar durch deine Agentur.

Annehmen.
Er meldet sich mit dem Namen und der Begrüßung, die du festgelegt hast — und sagt, dass er eine KI ist.
Klären.
Er fragt, worum es geht: Vertrag, Schaden, Termin, allgemeine Frage. Allgemeine Agenturfragen — Öffnungszeiten, Anschrift, Zuständigkeiten — beantwortet er selbst.
Handeln.
Innerhalb deiner Geschäftszeiten verbindet er nach deinen Themen-Zuständigkeiten weiter: an die richtige Person, ein Team oder einen zweiten KI-Mitarbeiter, etwa den KI Schadenmanager. Ist niemand frei, vereinbart er einen Rückruf. Außerhalb deiner Geschäftszeiten nimmt er das Anliegen vollständig auf und legt es als Aufgabe an.
Dokumentieren.
Transkript und Zusammenfassung liegen am Kontakt, die Aufgabe beim Zuständigen — mit Fälligkeit.

Erlebnis vor Erklärung

Erlebe unsere KI-Mitarbeiter. Jetzt.

Sie sagen dir zu Beginn selbst, dass sie KI sind — das muss sie. Die Frage ist: Wann wäre es dir sonst aufgefallen?

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Was du einstellst

Stimme aus dem Katalog mit Hörprobe
Name und Begrüßung
Sprachstil
Themen-Zuständigkeiten (wer bekommt welche Sparte, welches Thema)
Verfügbarkeitszeiten, Wochentage, Feiertage
was passiert, wenn niemand frei ist
seine eigene Telefonnummer

Was er nicht tut

Er berät nicht nach § 34d GewO / VVG — er erfasst, leitet weiter und verwaltet. Er verbindet nur, wenn ein Mensch erreichbar ist, also innerhalb deiner Geschäftszeiten; nach 18 Uhr nimmt er auf, statt zu verbinden. Und er rät nie: Was nicht in deiner Wissensdatenbank steht, gibt er als Aufgabe weiter.

Konfiguriere deinen KI Office Manager so, wie er für dich am Besten passt.

Passend zu dieser Rolle

Themen und Momente, in denen dieser KI-Mitarbeiter übernimmt.

Thema

Erreichbarkeit

Jeder Anruf wird angenommen, eingeordnet und nach deinen Regeln weitergeführt.

Zum Thema

Hör dir den KI Office Manager an. Dann entscheide.

Wähle, wie es weitergeht: Wir rufen dich zurück — oder du planst dein Gespräch direkt fest ein.

Beides ist unverbindlich — du entscheidest nach dem Gespräch.

Rückruf anfordern

Dein nächster Schritt

Mach aus dem nächsten Anruf deinen ersten KI-Mitarbeiter.

Hör dir an, wie dein KI-Mitarbeiter arbeitet. Wenn es passt, richten wir ihn für deine Agentur ein.

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