Erreichbarkeit

Deine Kunden rufen an. Dein Team kann nicht immer rangehen.

Mittagspause, Kundentermin oder Feierabend: Jeder verpasste Anruf kann ein offenes Anliegen, einen verlorenen Termin oder eine enttäuschte Kundin bedeuten.

Schreibtisch mit Laptop und grüner Baustein-Botschaft „24/7“

Heute

Anrufbeantworter, Rufumleitung aufs Privathandy, im Notfall die Hotline der Gesellschaft. Das Band bringt kaum jemanden zum Sprechen — angerufen haben trotzdem elf. Das Privathandy funktioniert, und genau das ist das Problem: Es gibt keinen Feierabend mehr. Und die Hotline zieht den Kunden aus deiner Beziehung heraus — beim nächsten Mal ruft er gleich dort an.

Eine Person krank, eine im Urlaub und eine vierköpfige Agentur ist plötzlich halbiert. Die Anrufe kommen trotzdem.

Die Antwort

Was stattdessen passiert

  1. Der Anruf kommt an.

    Beim ersten Klingeln, egal ob Mittagspause, Urlaubswoche oder 22:15 Uhr. Der KI Office Manager meldet sich mit deinem Agenturnamen und sagt, dass er eine KI ist.

  2. Er klärt, worum es geht.

    Name, Anliegen, Dringlichkeit — in normaler Sprache, ohne Tastenmenü und ohne dass der Anrufer sein Anliegen zweimal erzählen muss.

  3. Er verbindet oder nimmt auf.

    Innerhalb deiner Geschäftszeiten verbindet er nach deinen Zuständigkeiten an die richtige Person. Ist niemand frei oder liegt der Anruf außerhalb, nimmt er das Anliegen vollständig auf.

  4. Die Aufgabe liegt im Workspace.

    Mit Zuständigem, Fälligkeit und Transkript am Kontakt. Am nächsten Morgen weißt du, wer angerufen hat — und was offen ist.

Sonniger Tag über einer ruhigen Versicherungsagentur

Innerhalb deiner Geschäftszeiten

Der KI Office Manager nimmt jeden Anruf an, sagt, dass er eine KI ist, und klärt, worum es geht. Dann verbindet er im selben Gespräch — nach deinen Zuständigkeiten an die richtige Person, ein Team oder einen zweiten KI-Mitarbeiter. Nicht zurückgerufen: verbunden. Ist gerade niemand frei, vereinbart er einen Rückruf, der als Aufgabe mit Fälligkeit im Workspace liegt.

Mondnacht über derselben ruhigen Versicherungsagentur

Außerhalb deiner Geschäftszeiten

Der Anruf um 7:45 Uhr oder um 22:15 Uhr geht nicht verloren. Der KI-Mitarbeiter nimmt das Anliegen vollständig auf — Name, Anliegen, Rückrufwunsch — dokumentiert es und legt eine Aufgabe an. Am nächsten Morgen liegt sie beim Zuständigen. Und du entscheidest selbst, wann ‚außerhalb‘ ist: Verfügbarkeitszeiten, Wochentage und Feiertagsregeln stellst du ein.

Wer das übernimmt

Wer diesen Anwendungsfall für dich übernimmt.

Avatar des KI Office Manager

KI Office Manager, Eintrag 1 von 2

Real Talk

Verbunden wird nur, wenn ein Mensch erreichbar ist — also innerhalb deiner Geschäftszeiten. Nach Feierabend wird aufgenommen, nicht weitergeleitet. Den richtigen Zeitpunkt definierst selbstverständlich du.

Hör dir an, wie dein KI-Mitarbeiter Erreichbarkeit übernimmt. Dann entscheide.

Wähle, wie es weitergeht: Wir rufen dich zurück — oder du planst dein Gespräch direkt fest ein.

Beides ist unverbindlich — du entscheidest nach dem Gespräch.

Rückruf anfordern

Wir rufen dich zurück — während der Geschäftszeiten meist innerhalb des selben Werktages.

Dein nächster Schritt

Mach aus dem nächsten Anruf deinen ersten KI-Mitarbeiter.

Hör dir an, wie dein KI-Mitarbeiter arbeitet. Wenn es passt, richten wir ihn für deine Agentur ein.

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